一、基本管理制度

1．外貿(mào)部分業(yè)務(wù)組和單證組，兩者形成外貿(mào)團(tuán)隊(duì)共同協(xié)作完成公司的出口業(yè)務(wù)和相關(guān)外貿(mào)工作的服務(wù)。在公司創(chuàng)業(yè)初期，由于業(yè)務(wù)量不大，可以一人多職，如業(yè)務(wù)員可以負(fù)責(zé)單證的處理。

外貿(mào)部所需單據(jù)將統(tǒng)一格式，單據(jù)號(hào)碼也使用統(tǒng)一編號(hào)，以便查詢有據(jù)。

2．業(yè)務(wù)組是外貿(mào)部的對(duì)外窗口主要職責(zé)為：

（1）積極開展市場(chǎng)調(diào)查、分析和預(yù)測(cè)；做好市場(chǎng)信息的收集、整理和反饋，掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)反饋市場(chǎng)部

（2）配合市場(chǎng)部制定出口銷售計(jì)劃，完成公司預(yù)定出口目標(biāo)

（3）負(fù)責(zé)市場(chǎng)開拓與配合公司宣傳工作（如展會(huì)、網(wǎng)站），努力拓寬業(yè)務(wù)渠道，不斷擴(kuò)大公司產(chǎn)品的市場(chǎng)占有率；及時(shí)回復(fù)客戶的傳真和Email，要求當(dāng)天的函件必須在當(dāng)天給予回復(fù)，如果工作量較大也要給出相關(guān)回應(yīng)以體現(xiàn)公司的形象

（4）與客戶洽談直到形成訂單合同，配船訂艙協(xié)調(diào)好貨物裝船時(shí)間和提單出證要求；將訂單信息反饋給單證組，要求單證組按具體要求出具相關(guān)單據(jù)，并負(fù)責(zé)整個(gè)訂單的全局跟蹤

（5）負(fù)責(zé)出口單據(jù)的最后審查工作，并提示財(cái)務(wù)部做銀行交單記錄

（6）負(fù)責(zé)做好產(chǎn)品的售后服務(wù)工作，增進(jìn)客戶關(guān)系，及時(shí)解決客戶的問題，并將產(chǎn)品質(zhì)量信息及時(shí)反饋到市場(chǎng)部和品管部；提高客戶滿意度，增強(qiáng)企業(yè)信譽(yù)

（7）負(fù)責(zé)出口應(yīng)收帳款資金的回收工作，及時(shí)跟蹤貨款到帳日的應(yīng)收情況，提醒單證組及時(shí)取得銀行水單并交付財(cái)務(wù)部進(jìn)行出口核銷工作

（8）協(xié)助單證組做好基本資料歸檔工作，并對(duì)資料信息和整理工作作應(yīng)有的指導(dǎo)

（9）負(fù)責(zé)編制出口統(tǒng)計(jì)報(bào)表。做好出口統(tǒng)計(jì)核算基礎(chǔ)管理工作，建立健全各種原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)匯總填報(bào)年、季、月度出口統(tǒng)計(jì)報(bào)表

3．單證組是外貿(mào)部的內(nèi)部協(xié)調(diào)人員，主要職責(zé)為：

（1）做好基本資料歸檔工作，要求對(duì)客戶資料、報(bào)價(jià)單、訂單合同（包含出口合同下的一切單據(jù)備份）進(jìn)行清晰的分類，作為后來做客戶跟蹤、查詢、統(tǒng)計(jì)的有效資料

（2）配合業(yè)務(wù)組繕制和準(zhǔn)備相關(guān)出口單據(jù)：危包證（可選）、出口報(bào)關(guān)單、代理報(bào)關(guān)委托書、核銷單、產(chǎn)地證、保險(xiǎn)單、發(fā)票、裝箱單、質(zhì)檢單、船證明、提單、匯票、銀行交單申請(qǐng)書等必備單據(jù)

（3）及時(shí)跟蹤已完成訂單的銀行結(jié)匯情況，反饋給業(yè)務(wù)組；已結(jié)匯的訂單，及時(shí)取得水單等相關(guān)單據(jù)交財(cái)務(wù)部簽收進(jìn)行出口核銷和退稅工作，如有支付國(guó)外傭金的訂單，還要進(jìn)行傭金的支付工作

（4）協(xié)助業(yè)務(wù)組處理相關(guān)辦公室工作，如：業(yè)務(wù)組人員不在接聽電話留口訊，接發(fā)傳真，叮囑發(fā)貨，郵寄樣品，查詢等工作

二、出口流程管理制度

1．業(yè)務(wù)組先與生產(chǎn)部或儲(chǔ)運(yùn)部進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量和交期的溝通，再從市場(chǎng)部取得外銷合同號(hào)碼并經(jīng)評(píng)審后與客戶簽定“外銷合同”

2．業(yè)務(wù)組發(fā)送“備貨通知書”給儲(chǔ)運(yùn)部（市場(chǎng)部評(píng)審蓋章），提示大概發(fā)貨時(shí)間、數(shù)量和質(zhì)量要求；同時(shí)催促客戶開立信用證（可選），通知單證部辦理“危包證”工作（可選）

3．業(yè)務(wù)組取得信用證，及時(shí)和貨代聯(lián)系訂艙，按信用證要求發(fā)送“貨運(yùn)委托書”取得“進(jìn)倉通知書”；發(fā)送“發(fā)貨通知書”到儲(chǔ)運(yùn)部，列名詳細(xì)的產(chǎn)品數(shù)量、指標(biāo)、麥頭、發(fā)貨時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人和聯(lián)系方法

4．業(yè)務(wù)組將信用證信息詳細(xì)反饋給單證組，讓其準(zhǔn)備繕制單據(jù)的基本工作

5．單證組從財(cái)務(wù)部取得“核銷單”（記錄下號(hào)碼），并協(xié)同“出口報(bào)關(guān)單”，“代理報(bào)關(guān)委托書”，“發(fā)票”，“裝箱單”，“代理檢驗(yàn)檢疫委托書和危包證”（可選）快遞給貨代辦理出關(guān)工作

6．根據(jù)相關(guān)信息，單證組辦理“原產(chǎn)地證”和“貨物運(yùn)輸保險(xiǎn)單”在遞交申請(qǐng)前必要時(shí)需業(yè)務(wù)組做最后審核

7．業(yè)務(wù)組協(xié)助單證組審核出具提單、產(chǎn)地證、保險(xiǎn)單等，叮囑單證組根據(jù)要求及時(shí)出具相關(guān)單據(jù)

8．單證組根據(jù)信用證要求繕制全套單據(jù)，并交付業(yè)務(wù)組進(jìn)行最后審查

9．審查無誤后業(yè)務(wù)組提示財(cái)務(wù)部做出口交單記錄，并由財(cái)務(wù)部簽收全套單據(jù)并負(fù)責(zé)提交銀行

10．單證組對(duì)訂單到帳日進(jìn)行跟蹤，及時(shí)取得“銀行結(jié)匯水單”和貨代反還的“核銷單”與“出口貨物報(bào)關(guān)單（黃聯(lián)）”交付財(cái)務(wù)部辦理出口核銷與退說工作，同時(shí)要求財(cái)務(wù)部做單據(jù)簽收工作

11．需要支付國(guó)外客戶傭金的訂單，單證組應(yīng)及時(shí)和業(yè)務(wù)組核實(shí)，在已經(jīng)結(jié)匯的情況下，準(zhǔn)備好“傭金協(xié)議”，“外銷合同”，“發(fā)票”等單據(jù)交財(cái)務(wù)部簽收并由財(cái)務(wù)部提交銀行支付國(guó)外傭金

12．單證組負(fù)責(zé)訂單全部完成后的歸檔工作，進(jìn)行對(duì)不同客戶進(jìn)行分類，并做全套訂單一覽記錄

13．相關(guān)職責(zé)：

（1）在整個(gè)訂單執(zhí)行過程中，如果遇到實(shí)際問題，外貿(mào)小組之間要共同協(xié)作解決問題，必要的時(shí)候也要協(xié)助儲(chǔ)運(yùn)或財(cái)務(wù)部處理外貿(mào)所涉及到的工作，不能受工作職責(zé)劃分影響而使訂單執(zhí)行延誤或過期造成公司損失

（2）在與銀行的交流工作中，原則上是由財(cái)務(wù)部進(jìn)行最后的銀行交單工作，但如遇單證不符、或輸入錯(cuò)誤，業(yè)務(wù)組應(yīng)直接對(duì)銀行進(jìn)行單據(jù)疑義的交涉

（3）在實(shí)際處理過程中，如遇到財(cái)稅政策、銀行外匯等外貿(mào)方面調(diào)整或流程改變，外貿(mào)部在獲得的情況下應(yīng)及時(shí)將這些外貿(mào)政策信息反饋給相關(guān)部門